Μπορεί να σας κακοφαίνεται όταν το ακούτε και θα έχετε και δίκιο. Η υπογραφή στο email σας δεν μπορεί να καταδείξει πόσο καλός επαγγελματίας είστε. Μπορεί όμως να αποκαλύψει αν είστε «παλιός» και «κουρασμένος» επαγγελματίας ή «φρέσκος» και «προσαρμοσμένος» στις σύγχρονες πρακτικές.
Με λίγα λόγια, η υπογραφή σας είναι ο τρόπος σας να δηλώσετε ότι παρακολουθείτε τις τάσεις και τα δρώμενα της αγοράς. Καλό είναι να θυμάστε πως ειδικά στην επιχειρηματικότητα, τέτοιες τάσεις δεν προέρχονται τυχαία, αλλά μέσα από εμπεριστατωμένες έρευνες. Γιατί λοιπόν να μη τα αξιοποιήσετε προς όφελος σας; Ειδικά μάλιστα όταν συναλλάσσεστε με το εξωτερικό, όπου εκεί η υπογραφή στο email σας, αποτελεί κατά κάποιο τρόπο τον καθρέφτη της επιχείρησης σας.
Παρακάτω ακολουθεί μια λίστα με όσα οι σύγχρονες έρευνες προτείνουν να προσέξετε κατά τη διάρκεια σύνταξης της ηλεκτρονικής υπογραφής σας.
1) Μη συμπεριλαμβάνετε τη διεύθυνση της επιχείρησης σας στην υπογραφή του email σας (πχ Μαγνησίας 45, Θεσσαλονίκη). Είναι σαν να συστήνεστε ξανά και ξανά. Θυμηθείτε πως οι περιττές πληροφορίες κουράζουν.
2) Συμπεριλάβετε πάντα στην υπογραφή σας το τηλέφωνο σας. Αν συναλλάσσεστε με χώρες του εξωτερικού, μη παραλείψετε το πρόθεμα (κωδικό) της χώρας που ζειτε (πχ. +30 210……..).
3) Δεν υπάρχει κανένας λόγος να γράψετε ξανά το email σας. Είναι σαν να δηλώνετε στον παραλήπτη, ότι τον θεωρείτε αρκετά χαζό για να αντιληφθεί, πως μπορεί να βρει το email σας στη θέση του αποστολέα.
4) Συμπεριλάβετε στην υπογραφή το website σας, χωρίς να αναφέρετε τη λέξη website. Πχ το www.mysite.gr είναι αρκετό για να καταλάβει ο άλλος γιατί μιλάμε.
5) Προσοχή, μη χρησιμοποιείτε μεγάλη και περίεργη γραμματοσειρά. Κι εδώ ισχύει ο κανόνας πως το λιτό και απέριττο είναι το κομψότερο.
6) Μην βάζετε αριθμό φαξ. Με τόσα άλλα σύγχρονα μέσα επικοινωνίας, το φαξ θεωρείται πρωτόγονο και παραπέμπει σε πρακτικές της δεκαετίας του ’90.
7) Θυμηθείτε πως αν κάνετε copy & paste μιας εικόνας ή ενός logo στο email σου, αυτό θα φτάσει στον παραλήπτη σαν επισυναπτόμενο αρχείο ή μπορεί και να μην φτάσει ποτέ. Ο καλύτερος τρόπος να προσθέσετε μια εικόνα ή το logo σου, είναι μέσα από τις «ρυθμίσεις» της ηλεκτρονικής υπογραφής σας.
8) Θυμηθείτε πως η εικόνα ή το logo που θα προσθέσετε στις ρυθμίσεις της ηλεκτρονικής υπογραφής σας, δεν πρέπει να είναι κάποιο βαρύ αρχείο, γιατί έτσι αργεί να ανοίξει στον παραλήπτη και προκαλεί εκνευρισμό.
9) Μην παραλείψετε να προσθέσετε link που παραπέμπουν στα social media της εταιρείας σας. Αν έχετε λογαριασμό σε πολλά social media, μη τα παραθέτετε όλα. Διάλεξτε 2-3 από αυτά που θεωρείται σημαντικότερα, πχ Facebook, LinkedIn, Youtube. Μην βάζετε στην υπογραφή σας ολόκληρο το URL για κάθε social media.
10) Λάβε υπόψη σας πως σύμφωνα με επίσημες στατιστικές, ένας μέσος επαγγελματίας ανταλλάσει 41 email/ημέρα. Φροντίστε, λοιπόν, να μην τον κουράζετε με περιττές πληροφορίες. Αποφύγετε τα slogan, τα quotes ή αναφορές στη λίστα των υπηρεσιών σας. Για να έχετε φτάσει να επικοινωνείτε καθημερινά, σημαίνει πως ο παραλήπτης ήδη γνωρίζει όσα χρειάζεται.
Τέλος, πριν στείλετε το πρώτο σας email με τη νέα σας ηλεκτρονική υπογραφή βεβαιωθείτε πως έχετε κάνει κάποια τεστ. Το γεγονός ότι έχετε πχ gmail λογαριασμό, δεν εγγυάται πάντα πως η ηλεκτρονική υπογραφή σας, θα εμφανίζεται το ίδιο όμορφη και συμμαζεμένη στo email που θα παραλάβει ο πελάτης σας στο hotmail ή στο yahoo λογαριασμό του.
Πηγή: epixeiro.gr